3-2-1-0 Good Start!

Die Einführung einer neuen oder auch die Umstellung einer alten Software ist für viele Unternehmen und Organisationen eine Herausforderung. Von der Auswahl und Implementierung des richtigen Systems bis hin zum Anpassen und Optimieren bestehender Prozesse – viele Punkte müssen dabei berücksichtigt; Entscheidungen müssen getroffen werden.

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Der spannendste Moment eines Softwareprojektes ist sicherlich der Go-live. Alles ist vorbereitet: die Software ist gebaut, die Meilensteine des Projektplanes sind abgehakt. Doch Unternehmen fürchten oft den Schritt des Go-lives, auch wenn verschiedene Softwareprojekte bereits umgesetzt wurden. Jede Implementierung hat ihre Besonderheiten und aufgrund dessen kann es doch zu unerwarteten Problemen kommen. Deshalb muss auch der letzte Schritt der Software-Einführung – der Go-live – gut vorbereitet und sorgfältig geplant werden. Anhand unseres 10-Punkte-Planes lässt sich der nächste Go-live erfolgreich meistern.

1. Kenne und mindere DEINE Risiken,

… denn dies ist von entscheidender Bedeutung. Tests helfen dabei, Risiken zu minimieren. Beziehe die Endbenutzer in einem Benutzerakzeptanztest ein, denn es geht nicht nur darum, dass die Software funktioniert. Es geht auch darum, dass die Anwender:innen das neue System akzeptieren und damit arbeiten. Das erhöht die Chancen auf einen erfolgreichen Go-live und so wird Dein Go-live nicht zur Testphase.

2. Bereite den Go-live bereits Monate vor der Umstellung vor …

… denn der Grundstein zum Erfolg wird lange vor dem Umlegen des Schalters und dem Ausliefern der neuen Software gelegt. Ein erfolgreicher Go-live geschieht nicht von selbst, sondern erfordert oft monatelange harte Arbeit hinter den Kulissen.

3. Binde die besten Ressourcen im Voraus …

… und halte sie für den großen Tag bereit. Das gibt Dir die Möglichkeit, auf eventuelle Probleme in Echtzeit zu reagieren.

4. Proben, Proben, Proben… 

… und nochmals Proben. Führe Probeläufe durch, gerade bei großen Softwareprojekten. Lass Deine Mitarbeiter:innen jedes Szenario durchgehen, um mögliche Probleme zu identifizieren. Lass Dein Entwicklerteam auch alle Möglichkeiten durchgehen, um eventuell auftretende Probleme zu beheben. Sobald dies alles erledigt ist, sollte Dein Go-live ruhig und sorgenfrei verlaufen.

5. Denke über den Tellerrand hinaus…

… denn bei einem Go-live geht es nicht nur um den Schalter, den es umzulegen gilt, sondern auch um Deine Mitarbeitenden, die die neue Software nutzen sollen. Manchmal kann es auch helfen, sich um diese zu kümmern, Händchen zu halten, die Nerven zu beruhigen oder sie zu belohnen, wenn alles abgeschlossen ist. Gib Anreize und Anerkennungen, denn Deine Mitarbeiter:innen kommen während einer Softwareimplementierung meist sehr früh und bleiben länger, sind auch am Wochenende pünktlich – und das alles neben dem üblichen Tagesgeschäft. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden wissen zu lassen, wie sehr Du ihre Arbeit schätzt.

6. ErweiterE bei Bedarf die Terminschiene …

… denn das, was am Ende des Tages wirklich zählt, ist ein System, welches es Deinen Mitarbeiter:innen ermöglicht, effektiv zu arbeiten. Es ist immer noch ein Erfolg, wenn sie am Ende ein solides und gut funktionierendes System haben – auch wenn dies ein oder zwei Monate länger gedauert hat, als im ursprünglichen Zeitplan vorgesehen.

7. Berücksichtige die Datenqualität …

… denn es ist von entscheidender Bedeutung, dass Deine Daten beim Go-live so gut wie möglich bereinigt sind. Daten sind neben Prozessautomatisierung, neuen Benutzeroberflächen und neuen Technologien der Hauptgrund, warum Unternehmen neue Software implementieren. Und nichts wäre schlimmer, als wenn Daten nach dem Go-live redundant vorhanden sind oder gar verloren gehen.

8. Setze realistische Erwartungen …

… und verlasse Dich nicht ausschließlich auf Glück oder darauf, dass Dein Go-live absolut perfekt und ohne ein einziges Problem über die Bühne geht. Sprich mit den Stakeholdern Deines Unternehmens und allen anderen, die von der Softwareaktualisierung betroffen sein könnten. Lass die Leute wissen, dass sie das System wechseln, an welchem Tag es passieren wird und dass sich die Meldungen möglicherweise verzögern. Verzögerungen wünscht sich natürlich niemand, aber es ist besser, Erwartungen realistisch zu halten und dann daran zu arbeiten, sie zu übertreffen.

9. Vertraue Deiner Intuition …

… denn Anzeichen für einen schlechten Go-live passieren nicht plötzlich und mit einem Fingerschnippen, sie kündigen sich an. Wenn Du beginnst zu erkennen, dass etwas schief läuft, vertraue Deiner Intuition und tu etwas dagegen.

10. Erstelle eine Go-live-Checkliste …

… die alle notwendigen Schritte, durchzuführenden Aktionen und Elemente beinhaltet. So läufst Du nicht Gefahr, wichtige Punkte zu übersehen oder zu vergessen. Eine eigene Checkliste ist der am wenigsten berücksichtigte Faktor in einem Go-live, weil Unternehmen oft davon ausgehen, dass sie vom jeweiligen Implementierungspartner erstellt wird. Dennoch sollte jede Organisation eine eigene Liste der durchzuführenden Aktionen und Elemente erstellen, da die Umstellungsliste des Softwaredienstleisters möglicherweise nicht alle internen und unternehmensspezifischen Besonderheiten enthält.

Beispiele können sein:

  • Eine leicht verständliche Dokumentation
  • Timeline für das Herunterfahren des alten Systems und das Hochfahren des neuen Systems (wann ist das alte System offline und das neue System online)
  • Aufgaben, die vor dem Abschalten des alten Systems erledigt werden müssen (z.B. Kunden und Anbieter über das Update informieren).
  • Timeline für alle Aufgaben, einschließlich Tests und Schulungen, sowie wichtiger Integrationen und Datenmigration.
  • Datenqualität sicherstellen – Welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? Wer kümmert sich darum?
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Je nach Komplexität des Softwareprojektes empfehlen wir, die Einführung in verschiedenen Stufen vorzunehmen, um Risiken zu minimieren. Durch die Einführung von überschaubaren Funktionsumfängen stellst Du außerdem sicher, dass Deine Anwender, Support- und Projekt-Mitarbeiter:innen nicht überfordert werden. Starte mit den Stufen, bei denen der erwartete Nutzen am größten ist. Konzentriere die Aktivitäten auf Funktionsumfänge, für die Du auch die Unterstützung von wichtigen Key-Usern hast.
Neben der Stufung nach Funktionsumfängen ist in großen Unternehmungen auch eine Stufung nach Regionen oder gar Ländern sinnvoll. Starte z.B. mit Regionen bzw. Ländern, von denen Du ausreichende Unterstützung für das Vorhaben erwartest.

Ein Go-live ist kein kurzer Sprint, sondern eine LangstreckenDisziplin 

Alles in Deinem Projektplan scheint nur auf eines ausgerichtet zu sein: den Go-live. Aber vergiss nicht, dass es mehr als nur die ersten Tage oder sogar die erste Woche gibt. Wenn die finale Phase vorüber ist, hängt der Erfolg Deines Softwareprojektes auch davon ab, wie Du damit umgehst und was danach passiert.

Manchmal müssen Anpassungen oder Verbesserungen vorgenommen werden und wenn Deine Mitarbeiter:innen auf Probleme stoßen, müssen diese natürlich behoben werden.
Entwickele deshalb bereits während der Implementierung einen Plan, wie es nach dem Go-live weitergehen soll.

  • Wie und von wem wird der „After-Go-live-Support“ durchgeführt? Wie können Nutzer Unterstützung bei Problemen erhalten?
  • Wer nimmt die Konfigurationen und Anpassungen der Software vor, die aufgrund des Anwenderfeedbacks nötig werden?
  • Wie schulst Du neue Nutzer und stellst sicher, dass das neue System auch akzeptiert wird?
  • Wie machst Du Nutzer auf neue Funktionen aufmerksam und stellst sicher, dass sie diese auch nutzen können?
  • Wie können Nutzer Wünsche und Anregungen in einem transparenten Prozess einbringen?
  • Wie wirst Du ungenutzte Daten, Berichte und Funktionen identifizieren und ggf. wieder entfernen?
  • Wie wist Du langfristig den Erfolg der Implementierung feststellen?
 

Über Maria Miller

Maria Miller ist eine erfahrene IT Projektmanagerin und Beraterin bei BettercallPaul in München. Ihre Schwerpunkte liegen in der fachlichen Prozessgestaltung. Sie hat umfassende Erfahrung in der Projektsteuerung mit kleinen und großen sowie internationalen Teams.

Weitere Informationen 

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Schreibe mir gerne eine E-Mail: maria.miller@bcxp.de. Ich freue mich auf Deine Kontaktaufnahme! 

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